Unidad de conservación caja AdeA.
El propósito de este servicio es organizar y
administrar el conjunto de documentación que
una compañía genera fondo documental ,
bajo un criterio archivístico predefinido. Su
unidad de conservación y operación es
una caja, que puede ser normalizada como caja AdeA u
otra que ya posea el Cliente. La información
que poseerá la caja será “General”,
hablaremos de series documentales que dependen de un
punto de la estructura orgánica del cliente,
con su respectiva fecha de la documentación,
fecha de caducidad, el Centro de Responsabilidad al
que se le imputará el gasto, el ordanamiento
por fecha, número o letra (desde/hasta), y algunos
campos específicos asignados a cada cliente y
a cada tipo de documento.
ADMINISTRACIÓN
UNITARIA
(POR EXPEDIENTE Ó DOCUMENTO)
Es el tipo de administración donde la
unidad de conservación se reduce y comienza a
modo de árbol a depender la documentación,
asignando a cada punto del árbol una información
específica.
Ej. ( expedientes de recursos humanos vinculados a una
caja, donde cada expediente posee la información
de una caja de archivo general (llamémosla referencia),
en este caso una caja de administración unitaria
posee electrónicamente la información
de todos los expedientes que contiene, y a su vez cada
expediente posee los campos importantes que el cliente
determine; de esta manera una caja de administración
unitaria posee mayor información electrónica
ya que la unidad de conservación es el expediente.
Así a mayor detalle podemos hacer que un documento
con información específica dependa de
un expediente relacionado y a su vez éste a una
caja y a un sector de estantería, llevando la
información a niveles de estructura. Ejemplo:
una tarjeta de firmas, capturado como documento unitario
y con su imagen, asociado a un expediente de apertura
de una cuenta bancaria con la información completa
del expediente, asociado a una caja del departamento
de operaciones del Banco X con la información
de envió del mes de Marzo, el número total
de cuentas y su ordenamiento por nombre y apellido.
CAJA
ADEA
MEDIDAS
EXTERNAS
41
x 37 x 27 cm.
MATERIAL
3
capas superpuestas de papel Kraft liner
GRADO
DE ABSORCION DE AGUA
45
g/m2 de COBB en dos minutos
PESO
SOPORTADO
Hasta 15 kg.
El
óptimo desarrollo de este servicio involucra
los siguientes procesos:
Referenciación / Informatización
/ Indexación
Es un conjunto de actividades que se desarrollan sobre
una unidad de conservación y que como resultado
obtenemos la información, en base al tipo de
documento tratado, (quitar coma) en formato electrónico,
o sea consolidando la base de datos.
Previo al trabajo de referenciación, se consolida
lo que conocemos como el cuadro de clasificación
documental, marco regulatorio de esta actividad. Estos
3 conceptos se aplican para Cajas de Archivo General,
Expedientes, Documentos físicos o imágenes
respectivamente.
Trasvase
Consiste en disponer dentro de una nueva unidad de conservación
(cajas AdeA) apropiada al formato de documento y tamaño
tratado, la documentación recibida de un fondo
documental, asignándole a la misma una identificación
sistémica (etiqueta de código de barras),
y una posición en un punto de la nave, para su
posterior recuperación.
Base de datos
La información capturada por los diferentes métodos
de captura (electrónicos o físicos), se
registra en diferentes tablas que administra nuestro
sistema, conformando una base de datos relacional, pudiendo
ésta ser migrada a diferentes formatos para lograr
la disposición del cliente para su consulta.
Pudiendo acceder a nuestro servidor vía Web,
u otras líneas de enlace de seguridad, pudiendo
instalarse en servidores del cliente, o provistos por
AdeA.
Consulta
De cajas: el cliente solicita la documentación
a AdeA y nos encargamos de la búsqueda y el traslado,
en las diferentes modalidades (Express 3 hs, Urgente
6 horas, Normal 24 hs.), entregándose la documentación
con su respectivo respaldo en el domicilio que el cliente
solicite.
A contenedor abierto
Nuestro personal, luego de identificar la caja, ubica
dentro de la misma un documento en particular que envía
al Cliente en forma física, vía e-mail
o fax.
Local
En nuestra planta, los clientes disponen de oficinas
preparadas para la consulta de sus documentos.
Unidad de conservación caja AdeA.
