La experiencia nos ha demostrado que debemos
asignar atención a los tres tipos
de archivo y destinarle mayor recurso a
la primer etapa, etapa de trámite,
ya que es allí donde se genera el
documento y un correcto diseño del
mismo contribuirá a que sea menos
costoso en las 2 etapas siguientes.
Además
en la etapa de trámite es cuando
el documento recorre más instancias
ya que se encuentra en su estado de confección
y si lo analizamos con la importancia que
merece nos daremos cuenta que es la etapaen
la que el documento recorre más distancia
y es manipulado por la mayor cantidad de
personas dentro de nuestra organización,
por ende es la etapa donde el documento
posee el mayor costo de gestión,
dentro del ciclo descrito.
Para
llevar a cabo ésto necesitamos destinar
ciertos recursos para la organización,
como son: materiales, equipos, recursos
humanos capacitados (capturistas, referenciadores,
consultores, archivistas, etc.) |
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En
la segunda etapa, etapa de Concentración,
el documento ya se encuentra conformado
y tomó valor legal como unidad (ej.
Conformación de un expediente de
un Préstamo Hipotecario).
Si
bien el documento pasa a ser más
estático en cuanto a la solicitación,
es el momento que como unidad puede brindar
valor agregado estando disponible y facilitando
el acceso a otras áreas, por ello
es importante que recomendemos herramientas
para la gestión del mismo (Ej. Di-gitalizar
el documento y dar acceso vía Internet
/ Intranet a la organización).
Este
tipo de herramientas si bien poseen un costo
de implementación, por experiencia
producen una mejora que sustenta la relación
costo/beneficio aplicado sobre la documentación
crítica, dando innumerables soluciones
e información a la organización
y solicitantes. |
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En
la tercer etapa, etapa del archivo Histórico,
sólo se deben conservan los documentos
significativos para la empresa, por tal
se extremarán los cuidados y condiciones
para su óptima conservación
ya que el documento debe estar disponible
ante los diferentes requerimientos, legales,
judiciales o de trabajo. |
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