SERVICIOS

administración de archivos físicos

RELEVAMIENTO Y DIAGNÓSTICO

    AdeA México revisa los requisitos relacionados con el servicio antes de comprometerse a proporcionar este. Los ejecutivos de cuenta realizan un levantamiento de las necesidades del cliente, los cuales son analizados y evaluados para diseñar un servicio personalizado que cubra sus requerimientos del cliente.


GUARDA Y CUSTODIA

Consiste en reservar un espacio físico común o exclusivo para la conservación óptima de diferentes unidades documentales.


Las instalaciones de AdeA México, cuentan con infraestructura apegada a procedimientos de seguridad física y lógica para el resguardo y conservación de información documental. Somos una empresa que busca concientizar y asesorar a nuestros clientes en los riesgos que implica tener información en sus instalaciones, además de ser un medio de continuidad de negocio para la preservación de la información.

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

    ARCHIVO GENERAL

    El propósito de este servicio es resguardar la información por contenedor o caja AdeA, esto significa que la trazabilidad, identificación y almacenamiento de la información será por caja, sin manipular el contenido de esta.

    Para la identidad de la información contenida en la caja se procede a capturar: serie documental, número caja interna (identificación asignada por el cliente), fecha (generación de documentos) y número (folios, No. De facturas, etc.) desde-hasta, descripción de la caja (se detalla alguna información extra que pueda facilitar la búsqueda).


    ARCHIVO UNITARIO

    En este tipo de servicio, la información de los documentos que integran a cada uno de los expedientes, se encuentran depositados en caja AdeA o caja cliente mismos que son administrados de forma electrónica a través de una etiqueta con código de barras.

    En cada expediente, su documentación es identificada por medio de la captura de campos (ej. folio, fecha, nombre, No. Cuenta No. Cliente, etc.) misma que se integra con la imagen del documento digitalizado.

    El proceso de AdeA, permite hacer que un documento con información específica dependa de un expediente relacionado, y a su vez este a una caja AdeA o caja cliente y finalmente a un sector de estantería (almacén).

GESTIÓN DE ARCHIVO DOCUMENTAL

    REFERENCIACIÓN

    Acción de transcribir los datos pactados con el cliente, de sus unidades de conservación a formularios de referenciación o sistemas informáticos.


    INFORMATIZACIÓN

    Captura en el sistema AdeA de datos acordados con el cliente, conforme a la revisión del expediente físico.


    INDEXACIÓN

    Captura de datos acordados con el cliente a través de la imagen digitalizada.


    TRASVASE

    Cambio de documentos y/o expedientes de caja origen (generalmente caja cliente) a caja AdeA.


    BASE DE DATOS

    Detalle del concentrado, resultante de la referenciación o informatización.

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